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Die Personenverwaltung
ScolVIS verwaltet effizient alle in der Schule anfallenden Daten zu Schülern, Lehrern und Angestellten (=Personen).
Umfangreiche und ausgeklügelte Suchfunktionen unterstützen die Suche, die Bearbeitung und Auswertung aller erfassten Daten.
Die Daten sind in Gruppen unterteilt, die in scolvis als Register zusammengefasst sind:
- Details zur Person
- Details zur Schule
(u.a. Ein- und Austrittsdatum, Austrittsgrund, Ämter, Vor- und Weiterbildung, Urlaube) - alle persönlichen Akten (Gesprächsnotizen, Aufenthaltsbewilligungen,
Disziplinarfälle) ergänzt durch eine Ablage von Dateien beliebigen Typs mit ähnlicher Funktionalität wie der Windows-Explorer - Medizinische Daten
- Direktzugriff zu allen Adressen, die zur Person gehören
(siehe Adressverwaltung) - Schullaufbahn mit den aktuellen, den geplanten oder den archivierten
Lehrgängen inkl. Noten, Zwischenberichten und Zeugnissen (siehe Schullaufbahnverwaltung)
Die Adressenverwaltung
ScolVIS enthält eine von den Personen unabhängige Adressenverwaltung. Die Adressen können beliebigen Kategorien zugeordnet werden. Damit lassen sich die verschiedensten Adressgruppen z.B. für Serienbriefe und andere Auswertungen bilden.
Adressen und Personen können beliebig miteinander verknüpft werden. Damit kann, ausgehend von einer Adresse, direkt auf die dazugehörenden Personen zugegriffen werden.
Die Schullaufbahnverwaltung
ScolVIS verwaltet von jedem Schüler alle Lehrgänge und Fächer des aktuellen Schuljahres, des kommenden Schuljahres und aller bereits besuchten Schuljahre. Die Lehrgänge können pro Schüler individuell erstellt und/oder angepasst werden. Eine Vielzahl von Funktionen wie Klassenzuweisungen, Schuhjahreswechsel, Lehrgangeröffnungen, Änderungen von Fachdaten etc. erlauben es, schnell und unkompliziert Manipulationen an Schülerdaten von allen markierten Schülern gleichzeitig durchzuführen. Verschiedene in ScolVIS eingebaute Möglichkeiten und Tools wie: - das Erfassen von auf Stichworten basierenden Zwischenberichte - die dezentrale Notenerfassung durch die Fachlehrer - ein Formeleditor zur Erstellung der Berechnungsformeln z.B. für Maturitätszeugnisse - die automatische Berechnung aller zu berechnenden Grössen (Notendurchschnitte, Promotionsbedingungen, ...) sorgen dafür, dass ScolVIS als sehr effizientes und stets aktuelles Informations-Instrument für die Schulleitung, für die Abteilungsleiter, für die Internatsleiter und für die Klassenlehrer eingesetzt werden kann.Externe Notenerfassung (ScolNoten)Mit der externen Notenerfassung kann jeder Fachlehrer, der von ScolVIS aus lizenziert wird, über eine sichere VPN-Internet-Verbindung von zu Hause aus, eigene Noten ändern oder ergänzen. Die geänderten Daten können dann an den ScolVIS-Server übermittelt werden.
Die Benutzerverwaltung
Mit der Benutzerverwaltung von ScolVIS können pro Benutzergruppe die Zugriffsberechtigungen "kein Zugriff", "nur Lesezugriff" oder "Vollzugriff" auf die einzelnen Register oder Datengruppen gesetzt werden.
Zusätzlich können pro Benutzer individuelle Personen-Filter zugeordnet werden.
Beispiele: - Der Fachlehrer hat nur Zugriff auf die Schüler, die er persönlich unterrichtet. Er hat die Berechtigung die Bewertungsdaten nur von diesen Schülern und nur des vom ihm persönlich unterrichteten Faches zu verändern.
- Der Abteilungsleiter hat nur Zugriff auf die von ihm zu betreuenden Schüler und ausschliesslich auf die für ihn relevanten Daten.
BFS Statistik (Bundesamt für Statistik)
Ein weiteres ScolVIS Tool ist die automatische Generierung der BFS Statistik.
Das Bundesamt für Statistik hat uns folgendes E-Mail zugeschickt:
Sehr geehrte Damen und Herren
Herzlichen Dank für die Erhebungstabellen. Sie haben ausgezeichnete Arbeit geleistet, und das verdient mein besonderes Lob! Ich kann diese fehlerfreie Statistik nun ans Bundesamt weiterleiten.
Ich wünsche Ihnen alles Gute und verbleibe mit freundlichen Grüssen
Amt für Wirtschaft und Tourismus GR
Die technischen Voraussetzungen
ScolVIS läuft unter Windows (Windows 98/Me/NT/2000/XP?) als Einzelplatzversion oder in einem Netzwerk als Mehrplatzversion. Im Netzwerk kann scolvis so eingerichtet werden, dass Softwareupdates beim Programmstart ohne Eingriff des Benutzers automatisch installiert werden.
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